Cancelleria: cosa resiste ancora in ufficio e perché non è stata sostituito dalla tecnologia

La maggior parte degli uffici, indipendentemente dalle attività svolte, hanno subito negli anni un rapido processo di digitalizzazione con sempre più task che un tempo venivano portate a termine analogicamente che si sono trasformate in processi digitali e da compiere in pochi, semplici click. Tra gli effetti più facilmente prevedibili di questo cambiamento avrebbe potuto esserci la scomparsa o, per lo meno, il grande declino della cancelleria per l’ufficio. Non è stato così e, anzi, siti come Click Ufficio dov’è possibile acquistare all’ingrosso materiale per l’ufficio di ogni tipo, inclusa la classica cancelleria, continuano ad avere successo e secondo dei dati della società di consulenza John Lewis riportati da The Guardian la domanda di cancelleria di lusso è continuata a crescere a ritmi di oltre il +170% annuo. Tradotto significa che, mentre diventano sempre più digitali, negli uffici si continua a non poter fare a meno di penne, matite, blocchetti per gli appunti, agende e simili: proviamo a capire meglio perché e come poter integrare tecnologia e cancelleria.

Perché il successo della cancelleria continua nonostante la digitalizzazione in ufficio

Una buona fetta di chi si definisce stationery lover – e, cioè, amante della cancelleria – è in realtà amante dell’ordine e di come questo riesca a migliorare la produttività sul lavoro. Evidenziatori colorati sulla scrivania con cui segnalare i passaggi o le sezioni cruciali dei documenti a cui si sta lavorando, block notes su cui formulare a inizio giornata la lista delle cose da fare in ordine di priorità, post-it da usare per prendere appunti veloci o segnarsi nomi e numeri di telefono importanti e da non dimenticare possono essere validi aiuti nello svolgimento quotidiano delle proprie mansioni. Spesso risultano più funzionali delle loro controparti digitali – tutti i programmi di videoscrittura hanno funzioni per sottolineare o evidenziare i passaggi chiave di un testo e su PC, tablet, smartphone non mancano app per prendere appunti o scrivere to do list – soprattutto perché è provato che segnare o scrivere qualcosa a mano stimola più facilmente la memoria, soprattutto quella di tipo visivo.

Calendari e calcolatrici sono tra i pochi oggetti di cancelleria che rischiano di scomparire dagli uffici

Se blocchi per gli appunti e penne, matite, evidenziatori resteranno ancora a lungo – e a buon ragione – negli uffici, però, è probabile che sempre meno si vedranno agende e calendari. In passato erano il modo più efficace per ricordarsi di scadenze importanti, riunioni di team o con i clienti, eventi o momenti formativi. Oggi sono stati ampiamente sostituiti – e sempre più lo saranno in futuro con l’arrivo in ufficio di più lavoratori nativi digitali, che non conoscono un mondo senza tecnologie – dai loro corrispettivi digitali che hanno il vantaggio principale di poter essere condivisi in modo che l’intero team o anche persone esterne collaborino a fissare appuntamenti per un call, prorogare scadenze, senza che nessuno si perda mai nessun passaggio, anche grazie alla possibilità di attivare notifiche personalizzate.

Vita altrettanto breve sarà ancora quella delle calcolatrici e degli altri strumenti per il calcolo: a meno che non si tratti di strumenti molto sofisticati, come quelli utilizzati in ambito scientifico e di ricerca, scompariranno presto assorbiti da programmi e applicativi comunemente disponibili sui computer e che svolgono le stesse funzioni in maniera più semplice e immediata.